Trong ngành logistics nói chung và freight forwarding nói riêng – nơi mọi hoạt động đều xoay quanh dữ liệu, chứng từ, chi phí và tiến độ – khả năng quản trị tài chính vận hành đóng vai trò quyết định sức khỏe doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể vận hành tốt, doanh thu đều, khách hàng ổn định, nhưng vẫn rơi vào tình trạng:

• Chi phí đội lên bất thường
• Công nợ chậm thu, dòng tiền suy yếu
• Lợi nhuận biến động mạnh giữa các tháng
• Sai lệch chi phí khiến báo giá thiếu chính xác
• Không nắm được hiệu quả thật sự của từng tuyến, từng khách hàng

Không ít doanh nghiệp không thua vì thị trường, mà thua vì không kiểm soát được tài chính nội bộ.

Công nghệ logistics đang trở thành giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp thoát khỏi vòng xoáy này.

1. Vì sao dòng tiền và chi phí logistics khó kiểm soát?

1.1 Chi phí phát sinh đa lớp, biến động theo thời điểm

Một lô hàng tưởng đơn giản nhưng lại chứa hàng chục khoản chi phí:

• Cước chính (ocean/air)
• Phụ phí biến thiên (BAF, CAF, PCS, PSS…)
• Local charges tại cảng
• Chi phí trucking, nâng hạ, CFS
• Phí handling, chứng từ, lưu kho

Điều khó khăn nằm ở chỗ: phần lớn chi phí phát sinh theo thời điểm, không phải ngay lúc báo giá.
→ Chỉ cần một khoản phí bị bỏ sót hoặc ghi nhận muộn đã đủ khiến job từ lãi thành lỗ.

1.2 Thông tin bị phân mảnh giữa các bộ phận

Một thực trạng trong nhiều doanh nghiệp forwarding:

• Sales báo giá dựa trên bảng phí riêng
• Ops ghi nhận chi phí thực tế ở file khác
• Kế toán tổng hợp từ chứng từ giấy
• Ban giám đốc nhận báo cáo cuối tháng

Dữ liệu bị tách rời → không ai có bức tranh tài chính đầy đủ theo thời gian thực.
Hệ quả:

• Báo giá lệch so với chi phí thật
• Chi phí phát sinh không thông báo kịp
• Thiếu đồng bộ → tạo “khoảng trống” để chi phí bị thất thoát
• Báo cáo tài chính chậm và thiếu chính xác

1.3 Quy trình tài chính thủ công làm chậm dòng tiền

Nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào email + excel + file PDF để:

• Tạo invoice
• Theo dõi công nợ
• Đối soát chi phí
• Tổng hợp báo cáo

Thủ công luôn dẫn đến độ trễ:

Invoice gửi chậm → Công nợ thu chậm → Dòng tiền yếu → Áp lực xoay vốn tăng cao.

Ở ngành có chu kỳ công nợ 30–45 ngày, chỉ cần chậm 5–7 ngày cũng tạo ra sự thiếu hụt lớn.

1.4 Khó đánh giá hiệu quả thật sự theo khách hàng – tuyến – loại hàng

Không có dữ liệu tập trung, doanh nghiệp thường:

• Không biết tuyến nào lời – tuyến nào lỗ
• Không biết khách hàng nào tạo lợi nhuận thật sự
• Không biết loại hàng nào có rủi ro phát sinh cao
• Không đo được chi phí vận hành của từng bộ phận

Khi không biết điều gì tạo lợi nhuận → không thể tối ưu chiến lược giá hay phân bổ nguồn lực.

2. Công nghệ logistics giải bài toán chi phí & dòng tiền theo cách nào?

2.1 Chuẩn hóa dữ liệu chi phí theo thời gian thực

Các hệ thống hiện đại cho phép:

• Lưu bảng phí theo tuyến/hãng tàu/airline/đại lý
• Ghi nhận chi phí ngay khi phát sinh
• Tự động so sánh chi phí dự kiến – chi phí thực tế
• Gắn chi phí trực tiếp vào từng job

Nhờ đó:

• Giảm gần như toàn bộ sai lệch thủ công
• Minh bạch hóa chi phí
• Báo giá chính xác hơn
• Kiểm soát biên lợi nhuận từng job

Đây là nền tảng quan trọng để tối ưu tài chính.

2.2 Tự động hóa tài chính để tăng tốc dòng tiền

Công nghệ giúp tự động:

• Tạo và gửi invoice
• Nhắc công nợ theo lịch
• Báo cáo tuổi nợ realtime
• Cảnh báo invoice quá hạn
• Đối soát chi phí – doanh thu theo từng job

Kết quả:

• Thu tiền nhanh hơn 20–40%
• Giảm sai sót tài chính
• Công nợ khó thu giảm mạnh
• Dòng tiền ổn định và dự đoán được

2.3 Tối ưu chi phí vận hành bằng phân tích dữ liệu

Một hệ thống chuẩn giúp doanh nghiệp phân tích:

• Chi phí bình quân mỗi tuyến (trade lane costing)
• Chi phí theo loại hàng (commodity costing)
• Hiệu quả theo khách hàng (customer profitability)
• Mức phát sinh phí theo đại lý/đối tác
• Hiệu suất nhân sự theo chi phí vận hành

Nhờ đó doanh nghiệp có thể:

• Đàm phán tốt hơn với hãng tàu/đại lý
• Loại bỏ những job có rủi ro chi phí cao
• Tập trung đúng nhóm khách hàng sinh lợi
• Phát hiện bất thường trước khi ảnh hưởng dòng tiền

2.4 Hiển thị tài chính tức thì để ra quyết định nhanh

Thay vì chờ báo cáo cuối tháng, công nghệ cho phép lãnh đạo xem ngay:

• Tổng chi phí hôm nay
• Lợi nhuận từng job đang chạy
• Tình trạng công nợ theo tuổi nợ
• Dòng tiền hiện tại và dự báo 30 ngày
• Khoản chi vượt ngưỡng

Ra quyết định dựa trên dữ liệu giúp giảm rủi ro, tối ưu nguồn lực và tăng tính cạnh tranh.

3. Xu hướng mới: Đồng bộ tài chính – vận hành – khách hàng

Tương lai của doanh nghiệp logistics sẽ xoay quanh một mô hình thống nhất:

• Một nền tảng kết nối sales – ops – accounting
• Chi phí và dòng tiền được cập nhật realtime
• Quy trình tài chính tự động hóa 70–80%
• Báo cáo thông minh thay cho tính toán thủ công
• Dữ liệu tập trung làm nền tảng cho chiến lược giá và tối ưu chi phí

Đây là bước chuyển bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tăng trưởng bền vững trong thị trường cạnh tranh.

4. Lời kết

Tối ưu dòng tiền và kiểm soát chi phí không chỉ là yêu cầu tài chính, mà là nền tảng sống còn để doanh nghiệp forwarding phát triển dài hạn. Việc ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp nắm quyền kiểm soát dữ liệu, giảm thất thoát, tăng hiệu quả vận hành và xây dựng năng lực tài chính mạnh mẽ – điều tạo nên lợi thế cạnh tranh rõ rệt trong thị trường biến động.

Và nếu bạn cần một nền tảng hỗ trợ quản lý vận hành – tài chính một cách minh bạch và thông minh cho doanh nghiệp logistics, Freightek là giải pháp đáng để bắt đầu trải nghiệm.